Jakarta, harianumum - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) DKI Jakarta menggelar sosialisasi penggunaan Aplikasi Arsip Jakarta Mendunia (ARJUNA) ke beberapa karyawan di lingkungan Sekretariat DPRD DKI Jakarta.
Kepala Bagian Umum Asril Pinayungan menjelaskan, sosialisasi dan pemakaian Program ARJUNA adalah Instruksi Sekretaris Daerah (Sekda) DKI Jakarta. Maksudnya, percepat kearsipan digital.
"Untuk pemeliharan dan penyusunan arsip," tutur Asril, Selasa (15/7).
Lewat pemakaian program itu, ungkapkan ia, dapat mengefesiensi waktu penelusuran arsip yang diperlukan dan tentu jadi lebih rapi.
"Mempermudah kita cari arsip dari tahun berapa saja. Sejauh ini, kita mencari arsip sedikit susah, memerlukan waktu. Sama ini gampang cuma one klik," sebut Asril.
Dia mengatakan, siap mengawali pengaturan arsip-arsip seperti risalah pertemuan yang sudah diadakan semua komisi dan badan di DPRD DKI Jakarta.
"Karena itu kelak team arsip kita akan bekerja sama dengan Dispusip untuk memelihara penyusutan. Mana arsip penting, seperti risalah rapat. Arsip memang tidak harus diletakkan seperti surat undangan," kata Asril.
Di peluang itu, Kepala Bagian Teknologi Informasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan DKI Jakarta Imam Mulatip menerangkan, ARJUNA adalah program yang dibuat untuk membenahi tata urus kearsipan.
Program simpatisan e-Office yang dipakai untuk menggabungkan pengendalian arsip aktif seperti pembuatan, pemakaian, perawatan dan penyusutan.
"Dan arsip statis yang terjadi di Pemerintah provinsi DKI, baik yang terbentuk lewat e-Office atau none-Office," kata Imam.
Pembuatan program itu, tambah Imam, karena sejauh ini arsip relatif tidak dikelola secara baik di sebagian besar piranti wilayah. Karena itu, program dibikin program yang menggabungkan semua proses menjadi satu.
Umumnya pengurus kearsipan, katanya, arsip cuma ditumpuk. Selanjutnya ditaruh tidak sesuai tata urus.
"Ada yang berlubang, dikonsumsi rayap, basah dan lain-lain. Tidak teratur. Ini keadaan rill yang kita dapatkan di sejumlah tempat," ujar Imam.
